Loimaan Rotaryklubi ry:n toimintaohjeet

2016 – 2017

Lataa toimintaohje PDF:nä tästä.

1. Yleistä

Loimaan Rotaryklubi ry vahvistaa tässä klubin yhdistyssääntöjen 10. kohdan perusteella annetussa erillisessä toimintaohjeessa yksityiskohtaisemmin klubin sisäiset toimintamuodot ja klubin toiminnassa noudatettavat menettelytavat kansainvälisen rotaryjärjestön maailmanlaajuisten periaatteiden mukaisesti.

Rotaryn käsikirja määrittää klubin hallinnon, virkailijoiden tehtävät ja päivittää ohjeet tarpeen mukaan vuosittain ja perustuu Rotaryn järjestysmuotoon ja hallintodokumentteihin. Asianomaisista dokumenteista sekä klubin toimihenkilöille ja komiteoille tarkoitetuista oppaista saadaan tarvittaessa tarkempaa tietoa Rotaryn menettelytavoista, joten niitä ei ole syytä toistaa näissä toimintaohjeissa.

2. Klubin toimihenkilöiden tehtävät

Presidentti
Presidentti toimii klubin hallituksen ja viikkokokousten valmistelijana ja puheenjohtajana sekä vastaa piirin 1410, Suomen Rotaryn ja Rotary Internationalin antamista tehtävistä, sekä muista sääntöjen määräämistä tehtävistä. Presidentin ollessa estynyt, on hänen sijaisenaan varapresidentti, tuleva presidentti tai edellinen presidentti, tässä sijaisjärjestyksessä.

Vastaa yhdessä sihteerin ja mediavastaavan kanssa klubin sähköisten esittely- ja tiedotussivustojen kuten www- ja Facebook-sivujen rakenteesta ja ajantasaisuudesta. Ylläpidosta, työnjaosta ja muista menettelytavoista sovitaan erikseen viimeistään kauden alkaessa.

Noudattaa Käsikirjassa ”Johda klubiasi, Presidentti” määriteltyjä tehtäviä.

Vain istuva presidentti saa käyttää klubikokouksessa presidentin ketjuja kokouksen aikana.

Varapresidentti
Varapresidentti toimii presidentin sijaisena kun varsinainen presidentti ei ole paikalla ja hoitaa ne tehtävät, jotka klubin presidentti tai hallitus hänelle antaa. Varapresidentiksi tulisi valita jo aikaisemmin presidenttinä toiminut ja rotarykokemusta omaava jäsen.

Tuleva presidentti/Seuraavan toimintakauden puheenjohtaja
Tuleva presidentti hoitaa ne tehtävät, jotka klubin presidentti tai hallitus hänelle antaa.

Edellinen presidentti
Edellinen presidentti hoitaa ne tehtävät, jotka klubin presidentti tai hallitus hänelle antaa.

Sihteeri
Sihteeri tiedottaa kunkin viikon tulevan kokouksen ohjelmasta ja paikasta jäsenille sovitulla tavalla sähköpostitse tai tekstiviestillä sekä pitää viikkokokousten ja hallituksen kokousten pöytäkirjaa ja julkaisee pöytäkirjat klubin www-sivuilla.

Pitää klubin läsnäolotilastoa ja tekee siitä pyydetyt ilmoitukset Suomen Rotary – Finlands Rotary ry:n jäsentietojärjestelmään kuukausittain. Huolehtii klubin jäsenluettelon ajantasaisuudesta Suomen Rotary – Finlands Rotary ry:n ylläpitämän jäsentietojärjestelmän kautta. Laatii ja lähettää jäsenistöä koskevat ilmoitukset Rotary Internationalille sähköisesti.

Pitää ajan tasalla klubin Internet-sivustolla julkaistavaa viikko-ohjelmaa ja ylläpitää klubin käsiarkistoa ja huolehtii klubin pitkäaikaisen materiaalin arkistoinnista hallituksen päättämien ohjeiden mukaisesti.

Huolehtii muista puheenjohtajan antamista tehtävistä kuin myös Sihteerin Käsikirjassa määritellyistä tehtävistä.

Klubimestari
Klubimestari yhdessä sihteerin kanssa valmistelee klubin matkoja ja virkistystapahtumia puheenjohtajan tekemän vuosikalenterin mukaisesti ja toimii tarvittaessa sihteerin sijaisena. Klubimestari huolehtii tarvittaessa kokouksien ja tilaisuuksien käytännön järjestelyistä.

Mediavastaava
Mediavastaava hoitaa presidentin ja sihteerin apuna sähköiseen tiedottamiseen liittyvät tehtävät mukaan lukien klubin nettisivujen ajantasaisuuden varmistamisen ja muut erikseen sovitut tehtävät kuten Facebook ym.

Järjestää koulutusta ja perehdyttää varsinkin uudet jäsenet klubin sähköisten palvelujen käyttämiseen sekä ylläpitää ja jakaa tarvittavat käyttäjätunnukset ja salasanat.

Jäsenhankintavastaava
Jäsenhankintavastaava valmistelee itse rekrytoiman tai jäsenen tai jäsenyyskomitean ehdottaman uuden jäsenen ehdokasasettelun ja esittelee hallitukselle ehdokkaan. Jos hallituksen päätös on myönteinen, esittelee jäsenhankintavastaava ehdokkaan klubikokouksessa. Jos kukaan klubin jäsenistä ei vastusta ehdotusta, katsotaan henkilön tulleen hyväksytyksi klubin jäseneksi.

Rahastonhoitaja
Rahastonhoitaja hoitaa klubin rahaliikennettä ja kirjanpitoa lain ja klubin sääntöjen edellyttämällä tavalla. Muutoin noudattaa Rahastonhoitajan Käsikirjassa määriteltyjä tehtäviä.

Rotarysäätiöasiamies
Rotarysäätiöasiamies toimii yhdyshenkilönä Rotarysäätiöön.

Nuorisovaihtoasiamies
Nuorisovaihtoasiamies toimii vaihto-oppilaiden ja Suomen Rotaryn nuorisovaihdon yhdyshenkilönä ja käytännön järjestelyiden hoitajana. Toimii tiiviissä yhteistyössä hallituksen kanssa ja raportoi hallitukselle säännöllisesti.

Klubi maksaa nuorisovaihto-oppilaan tarpeelliset ja kohtuulliset sekä presidentin hyväksymät kustannukset

3. Komiteat ja projektit

Tulevalle toimintakaudelle tarpeelliset komiteat ja niiden puheenjohtajat nimetään sääntömääräisessä kevätkokouksessa. Kunkin komitean puheenjohtaja nimeää erikseen komiteansa jäsenet, jotka hallitus vahvistaa ennen tulevan toimintakauden alkua. Hallitus voi nimittää myös projekteja tarpeen mukaan klubin tavoitteiden toteuttamiseksi. Komiteoita voi olla esim.:

– Hallinto
– Jäsenyys
– Julkisuuskuva
– Palveluprojektit
– Nuorisovaihto

4. Rotaryn jäsenyys, läsnäolo ja osallistuminen

Rotaryn läsnäolovelvollisuus perustuu säännöstöön sekä rotarivakaumukseen. Läsnäolosäännön mukaan jäsenen on osallistuttava vähintään 50 prosenttiin kokousten määrästä paikkaukset mukaan lukien ja vähintään 60 prosenttia sen kestosta. Jäsenen on osallistuttava vähintään 30 prosenttiin oman klubinsa viikkokokouksista. Hallitus valvoo jäsentensä läsnäoloa ja on velvollinen ryhtymään tarvittaessa toimenpiteisiin.

Hallituksen jäsenet otetaan läsnäololaskentaan samalla tavalla kuin muutkin aktiivijäsenet, joilla ei ole läsnäolovapautusta. Klubi- ja yritysvierailujen läsnäolo lasketaan klubikokousten paikkauksiksi.

Vierailuista muissa klubeissa on vierailijan ilmoitettava sihteerille, jotta paikkaus tulee kirjatuksi läsnäololuetteloon. Samoin muut klubin jäsenten osallistumiset yritysvierailuihin ja piirin tilaisuuksiin.

Hallitus voi kirjallisesta anomuksesta, jossa on esitetty päteviä ja riittäviä syitä, vapauttaa jäsenen läsnäolovelvollisuudesta määräajaksi. Päteviä ja riittäviä syitä ovat pitkäaikainen poissaolo työtehtävissä toisella paikkakunnalla, työesteet, sairaudesta johtuva vaikeus osallistua klubin kokouksiin. Vapautuksen syiden ajantasaisuus tarkistetaan ennen uuden toimintakauden alkua.

Myös tilanteessa, jossa jäsenen ikä lisättynä niiden vuosien lukumäärällä, jonka hän on ollut jäsenenä tässä tai jossakin muussa rotaryklubissa on 85 vuotta tai enemmän, on jäsenellä oikeus hakea ikään perustuvaa läsnäolovapautusta viikkokokouksista.

Jäsenyyden valintamenettely on määriteltynä Rotary Internationalin säännöissä.

Rotaryklubin sääntöjen 6 pykälän mukaan aktiivijäsen voidaan erottaa jäsenyydestä, jos siihen on painavat syyt. Painavia syitä ovat mm jäsenmaksujen jatkuva maksamisen laiminlyönti, jatkuvat poissaolot klubin viikkokokouksista, tai jos jäsen ei enää täytä hyvämaineisuuden edellytyksiä.

4.1. Kunniajäsenyyden paikalliset perustelut

Hallitus käsittelee asian aina tapauskohtaisesti, mikäli tehdään esitys klubin oman jäsenen kutsumiseksi kunniajäseneksi. Perustelut lisätään klubin toimintaohjeeseen.

4.2. Muistamiset ja osanotot

Viikkokokouksessa todetaan edellisen kokouksen jälkeen olleet jäsenten syntymäpäivät.

Klubi muistaa jäsenten merkkipäiviä 50-vuotispäivästä alkaen kymmenen vuoden välein. Muistamisen yhteydessä luovutetaan lahja, jossa otetaan huomioon jäsenen ikä ja klubin jäsenenä oltu aika seuraavasti:

1. klubin viiri, 50 v
2. tinatuoppi rotarimerkillä, 60 v (Kelloliike Iisakki toistaiseksi)
3. 70 v ja siitä eteenpäin valinta tilannekohtaisesti

Viiri luovutetaan sellaiselle merkkipäivänään, joka ei ole sitä aiemmin aikaisemman käytännön mukaisesti saanut. Huomionosoituksista pidetään luetteloa ja lahjavalikoimaa päivitetään tarvittaessa.

Klubi voi hakea ansioituneelle jäsenelleen Paul Harris Fellow-arvonimen (PHF) ja osallistua sen hankkimiseen muille ansioituneille rotareille.

Klubi ilmaisee osanottonsa jäsenen ja hänen puolisonsa menehtymisen johdosta surunvalittelukukilla. Jäsenen siunaustilaisuudessa on esillä rotarilippu, mikäli omaiset sitä toivovat, ja haudalle lasketaan seppele (Järvisen Kauppapuutarha toistaiseksi). Presidentti edustaa klubia jäsenen hautajaisissa.

Reserviupseereiden kanssa on sovittu jatkettavan Itsenäisyyspäivän perinnettä: Vapaussotureiden patsaalle rotarit ja reserviupseerit vievät yhteisen seppeleen. Reserviupseerit hankkivat seppeleen ja veloittavat maksusta puolet klubilta (O-P Rastas/L-M Pärssinen 2016).

4.3. Klubien merkkivuosien muistamiset, palkinnot ja kiertopalkinnot

Naapuriklubien merkkivuosia muistetaan ns kilometripylväällä, joka hankitaan Loimaan Kivi Oy:stä ja hopealaatta kaiverrutetaan Kelloliike Iisakissa.

Loimaan Rotaryklubin ikuisesti kiertävää GOLF-turnauksen kiertopalkintoa säilytetään Loimaan Seurahuoneen kokoustiloissa. Kiertopalkinnon on lahjoittanut Sähköliike Hannu Rajala Oy.

5. Kokoukset

5.1. Viikkokokoukset

Viikkokokouksessa pidetään pöydällä Rotaryviiri, Suomen lippu ja merkkikello niin, että istuvan presidentin oikealla puolella on Suomen lippu ja vasemmalla puolella Rotaryviiri.

Viikkokokouksen kulku
– merkkikellon soitto ja kokouksen avaaminen
– läsnä olevien jäsenten lukumäärän toteaminen
– vierailevien rotareiden ja vieraiden esittely
– tarvittaessa klubineuvottelu
– kirjeenvaihto ja tiedotukset
– keskeneräiset asiat
– toteutuneet merkittävät asiat
– uudet asiat ja tulevat tapahtumat
– esitelmä tai muu ohjelmanumero
– arvonta
– loppusanat ja -menettely

Klubikokoukset pidetään maanantaisin klo 17.15 alkaen Loimaan Seurahuoneella ellei muuta ole sovittu. Kokoukset pyritään mitoittamaan n. 1 -1,5 h pituisiksi. Mikäli maanantai on pyhäpäivä, sitä ei korvata muuna ajankohtana.

Vierailukokoukset ja yritysvierailut pyritään pitämään em. ajankohtana ja sen yhteydessä luovutetaan klubin muistoesine vierailun isännälle.

Viikkokokous voidaan korvata muuna ajankohtana pidettävällä yhteiskokouksella järjestävän klubin kutsun perusteella (IC-kokous). Presidentti tiedustelee jäsenten halukkuutta ko. kokoukseen ja ilmoittaa arvion osanottajien määrästä.

Klubineuvottelut pidetään viikkokokousten yhteydessä.

Luokite-esitelmät
Jokainen aktiivijäsen on velvollinen presidentin määräämässä järjestyksessä pitämään esitelmiä tai alustuksia klubin viikkokokouksissa. Uuden rotarin tulee pitää omaan ammattialaansa liittyvä luokite-esitelmä ensimmäisen jäsenyysvuotensa aikana.

Uusien jäsenten perehdyttäminen
Koulutustilaisuuksia järjestetään uusien jäsenien perehdyttämiseksi ja tulevien johtohenkilöiden kouluttamiseksi. Koulutuksessa käydään läpi rotaryklubin sääntöjä sekä käytännön toimintaa ja tehtäväkiertoa. Jäsenhankintavastaava tai erikseen valittu ”työpaikkakouluttaja” vastaa koulutuksen järjestelyistä.

5.2. Hallituksen kokoukset

Hallitus kokoontuu säännöllisesti joko klubikokouksen jälkeen tai tarvittaessa erikseen. Lisäksi hallitus voi pitää sähköpostikokouksia tarpeen vaatiessa. Sähköpostikokouksista tehdään jälkeenpäin kokouspöytäkirja sihteerin toimesta. Hallituksen pöytäkirjat arkistoidaan sähköisesti klubin Internet-sivuille suojatusti.

5.3. Klubineuvottelut

Klubineuvottelu pidetään vähintään neljä kertaa vuodessa välittömästi piirineuvottelun, piirikonferenssin, piirikokouksen ja PETS:in jälkeen tavallisten kokousten aikana sekä kuvernöörin ja apulaiskuvernöörin vierailujen yhteydessä. Klubineuvottelujen tarkoitus on auttaa klubin jäseniä pysymään ajan tasalla ja jossa kaikki jäsenet voivat keskustella klubia koskevista päätöksistä.

5.4. Sääntömääräiset kokoukset

Kokouskutsun suhteen menetellään sääntöjen mukaisesti, kokousta varten tulostetaan esityslista neljänä kappaleena, jakelu: kokouksen puheenjohtajalle, sihteerille ja kummallekin pöytäkirjantarkastajalle. Sen lisäksi esityslista heijastetaan valkokankaalle riittävän selkeästi.

Sääntömääräisten kokousten ajankohdat ilmenevät toimintasuunnitelman liitteenä olevasta kokousohjelmasta, joka on printtiversiona ja www-sivuilla näkyvillä.

5.5. Osallistuminen piirin kokouksiin

Klubi maksaa piirineuvottelun, PETS:in (seuraavan kauden vastaavat) ja piirikonferenssin osallistumismaksut.

Piirikonferenssin osallistumiskustannukset klubi maksaa klubin presidentin ja sihteerin osalta avec.

6. Klubijohtosuunnitelma

Tulevan presidentin johdolla laaditaan klubijohtosuunnitelma, jonka tarkoitus on vahvistaa rotaryklubia tarjoamalla tehokkaalle klubille hallinnollisen rungon. Toteuttaakseen klubijohtosuunnitelman klubin nykyisten, tulevien ja entisten johtohenkilöiden tulee

• laatia pitkän aikavälin suunnitelma, joka korostaa tehokkaan klubin tunnuspiirteitä

• määritellä vuotuiset tavoitteet ottaen huomioon klubin pitkän aikavälin suunnitelman

• järjestää klubineuvotteluja, joissa jäsenet voivat osallistua suunnitteluun ja saada tietoa Rotaryn aktiviteeteista

• varmistaa selvä tiedonkulku klubin presidentin, hallituksen, komiteoiden puheenjohtajien, klubin jäsenten, kuvernöörin, apulaiskuvernöörin ja piirikomiteoiden välillä

•huolehtia johdon jatkuvuudesta, mihin kuuluu seuraajasuunnitelma, jotta voidaan taata tulevien johtajien kehittäminen

Suunnitelmaa tulee tarkistaa ja tarvittaessa päivittää kauden aikana presidentin johdolla sekä syöttää sähköisesti My Rotaryyn.

7. Klubin kalusto ja arkistointi

Klubin hallussa olevat liput, merkit ja muu toimintaan kuuluvat tarvikkeet ovat joko Seurahuoneen kaapistossa ja/tai klubin presidentin hallussa. Niistä pidetään kirjaa ja inventoidaan ennen presidenttikauden vaihdetta.

Klubin vanhempi arkisto on Tuomas Levomäen varastossa ja uudempi ns. käsiarkisto presidentin hallussa.
Matrikkelit, sekä voimassaoleva että vanhemmat, eivät saa olla ulkopuolisten saatavissa ja ne on hävitettävä niiden tultua tarpeettomiksi Suomen Rotaryn ohjeiden mukaisesti.

8. Raha-asiat

Klubin jäsenille suoritettavissa korvauksissa käytetään RI:n ohjeiden mukaisia korvauksia, kuten esim. km-korvaukset. Hallitus päättää korvauskäytännöstä ja presidentti hyväksyy suoritetut korvaukset.

Palveluprojekti-, rotarysäätiö- ja nuorisovaihtoasiamiesten, joiden toimintaan liittyy klubin varojen käyttöä, tulisi jo kauden toiminnan suunnitteluun antaa esityksensä mahdollisista lahjoitus- ja muista menoista ja varojen keräämistavoista.

8.1. Liittymis- ja jäsenmaksu

Rahastonhoitaja toimittaa jäsenmaksulomakkeet jäsenille puolivuosittain. Samassa yhteydessä kerätään muut sovitut maksut, kuten esim. osallistumismaksut klubin järjestämille matkoille, klubin omat postimerkit ja joulukortit ja muut rahankeruuprojektit. Liittymismaksu todennäköisesti poistuu 1.7.2016 alkaen.

8.2. Klubin raha-asioiden hoito

Klubin pankkitili on Nordea Loimaan konttorissa. Tilinkäyttöoikeus on rahastonhoitajalla.

9. Toimintaohjeen muuttaminen

Tätä ohjetta päivitetään jokaisen toimintakauden alussa tilannetta ja klubin toimintaa vastaavaksi presidentin esityksestä hallituksen myötävaikutuksella. Toimintaohjeet käsitellään hallituksessa ja muutokset hyväksytään sääntömääräisessä kevätkokouksessa (klubineuvottelu).

Toimintaohjeet on käsitelty hallituksessa 9.5.2016 ja hyväksytty sääntömääräisessä kevätkokouksessa 23.5.2016.